Forside %gt; Om Statsforvaltningen %gt; Databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik

In English: Data Protection Policy

Oplysninger om Statsforvaltningens behandling af dine personoplysninger mv. 

Når du retter henvendelse til Statsforvaltningen, afgiver du en række oplysninger herunder personoplysninger, som Statsforvaltningen bliver modtager af.

Når Statsforvaltningen behandler dine oplysninger har vi stort fokus på, at oplysningerne behandles sikkert og ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

Statsforvaltningen har brug for at behandle personoplysninger for at varetage vores myndighedsopgave og for at levere god service. Dette gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Efter EU's databeskyttelsesforordning (artikel 13) skal Statsforvaltningen ved modtagelsen af dine oplysninger oplyse dig om det nedenstående, hvad enten du henvender dig som borger, forening, virksomhed, ansat, samarbejdspartnere, journalist eller som privat eller offentlig myndighed.

Oplysningerne er alene til orientering. Du behøver ikke at foretage dig noget, og du mister ingen rettigheder ved ikke at læse oplysningerne.

På denne side finder du overordnet information om, hvorfra Statsforvaltningen indhenter dine oplysninger, og hvor længe vi gemmer oplysningerne.

Desuden finder du kontaktoplysninger på Statsforvaltningens databeskyttelsesrådgiver.

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at Statsforvaltningen har krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Statsforvaltningen er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Statsforvaltningen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Statsforvaltningen
Storetorv 10
6200 Aabenraa
CVR-nr.: 29445710

www.statsforvaltningen.dk

Telefon: 72 56 70 00 
(Mandag kl. 8-15, tirsdag og onsdag kl. 9–15, torsdag kl. 12–15, fredag kl. 9–15) 

Mail: post@statsforvaltningen.dk
Sikker forbindelse til modtagelse af signerede og krypterede mail.

Formål og retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger

Statsforvaltningen behandler dine personoplysninger med det formål, at vi kan udføre den nødvendige sagsbehandling af din henvendelse til Statsforvaltningen.

Behandlingen af dine personoplysninger omhandler almindeligvis almindelige personoplysninger som navn, adresse og kontaktoplysninger, og behandlingen af disse er normalt baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, som omhandler behandling af personoplysninger, der er nødvendig af hensyn til en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse.

Hvis du har sendt følsomme personoplysninger til os, er vores behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.

Følsomme personoplysninger er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en person, helbredsoplysninger, oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvis du har sendt oplysninger om strafbare forhold til Statsforvaltningen, er vores behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2.

Statsforvaltningen behandler som offentlig myndighed sager inden for en lang række forskellige retsområder. De love og administrative forskrifter, der er gældende for hvert retsområde, udgør retsgrundlaget for Statsforvaltningens behandling af personoplysninger i medfør af de nævnte bestemmelser i databeskyttelsesforordningen. De enkelte love er nærmere omtalt under hvert fagområde.

Hvilke oplysninger indhenter vi om dig?

I forbindelse med behandlingen af din sag vil det i mange tilfælde være nødvendigt at indhente oplysninger om dig. Ved disse behandlinger bestræber vi os på ikke at indhente flere oplysninger end de, der er nødvendige for at kunne behandle din sag.

Her kan du se, hvilke oplysninger Statsforvaltningen typisk indhenter inden for de enkelte fagområder:

Adoption
Bidrag
Byggesager
EU-sager
Faderskab
Fertilitet/assisteret reproduktion
Folketingsvalg
Forældremyndighed, bopæl og samvær
Inddrivelse
Indfødsret
Navnesager
Separation og skilsmisse
Uledsagede mindreårige asylansøgere
Værgemål og fremtidsfuldmagter

Som led i Statsforvaltningens generelle kvalitetsudvikling gennemfører vi løbende brugertilfredshedsundersøgelser. Det betyder, at dine kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mail) vil kunne blive anvendt i den forbindelse til at kontakte dig. Det vil altid være frivilligt for dig, om du vil deltage.

Hvor henter vi oplysninger om dig?

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du har en sag hos Statsforvaltningen.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med behandling af din sag i Statsforvaltningen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med sagsbehandlingen.

Hvordan deler vi dine personoplysninger?

Statsforvaltningens medarbejdere har tavshedspligt om dine forhold og må ikke uberettiget videregive eller udlevere oplysninger, som de i forbindelse med deres arbejde har fået kendskab til. Statsforvaltningen videregiver kun oplysninger i det omfang, vi er berettiget eller forpligtet til det i henhold til lovgivningen, eller når vi får dit samtykke til det.

Det kan fx være til andre offentlige myndigheder eller sagsparter, som skal bidrage til sagens oplysning.

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine oplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Under hvilke omstændigheder videregiver vi dine personoplysninger uden for EU/EØS?

Statsforvaltningen videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjelande, herunder udenlandske myndigheder eller internationale organisationer uden for EU/EØS, medmindre det er nødvendigt for sagens behandling.

Hvor længe gemmer vi dine persondata?

Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post efter offentlighedslovens regler.

Når vi behandler personoplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, følger vi de gældende retningslinjer for, hvor længe vi må opbevare dine oplysninger. Det afhænger af det enkelte sagsområde, hvor længe oplysningerne vil blive gemt.

I nogle tilfælde er vi forpligtet til at bevare dine oplysninger for eftertiden. I disse tilfælde overføres oplysningerne til et arkiv. Statsforvaltningens sager overføres til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Statens Arkivers bestemmelser herom.

Statsforvaltningen sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har Statsforvaltningen ikke længere adgang til dem.

Hvornår og hvordan gør vi brug af automatiserede afgørelser?

Statsforvaltningen gør ikke brug af automatiserede afgørelser.

Hvad er dine rettigheder?

Du har generelt følgende rettigheder efter databeskyttelsesforordningen:

  • Du har ret til at bede om adgang til dine personoplysninger – artikel 15 om indsigtsret
  • Du har ret til at få rettet eller berigtiget eventuelle urigtige personoplysninger – artikel 16 om ret til berigtigelse
  • Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de er blevet indsamlet eller behandlet – artikel 17 om ret til sletning
  • Du har ret til at opnå begrænsning af behandlingen af dine persondata – artikel 18 om ret til begrænsning af behandling
  • Du har en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring – artikel 21, stk. 2
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger og at anmode om begrænset behandling af dine personoplysninger – artikel 21 om ret til indsigelse
  • Hvis behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning vil ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine personoplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage – artikel 7, stk. 3 om betingelser for samtykke
  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger i en struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format – artikel 20 om dataportabilitet

Der kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger i forhold til ovennævnte rettigheder, og det afhænger af de specifikke omstændigheder, der gør sig gældende i forbindelse med databehandlingen. Eksempelvis vil du typisk ikke kunne få slettet oplysninger fra din sag hos Statsforvaltningen, da oplysningerne kan få betydning for dine evt. fremtidige sager.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at understøtte, at Statsforvaltningen lever op til de databeskyttelsesretlige regler. Herudover bistår databeskyttelsesrådgiveren Statsforvaltningens ledelse og medarbejdere med råd og vejledning om kravene til en sikker håndtering af persondata i henhold til databeskyttelseslovgivning.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har konkrete spørgsmål til Statsforvaltningens håndtering af dine personoplysninger.

Statsforvaltningens databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på:

E-mail: dpo@statsforvaltningen.dk. Skriv i emnelinje: Databeskyttelsesrådgiver. Sikker forbindelse til modtagelse af signerede og krypterede mails.

Post: Statsforvaltningen, Storetorv 10, 6200 Aabenraa, Att.: ”Databeskyttelsesrådgiver”. 

Du kan bede om en opringning fra vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke vejlede om regler eller praksis på fagområderne.
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke tage stilling til, om der er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen.
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke ændre en afgørelse, som Statsforvaltningen har truffet.
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke bistå med at formulere klager over Statsforvaltningen til relevante klageorganer.

Hvordan kan du klage? 

Du kan altid indgive en klage hos Datatilsynet:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Disse retningslinjer er gældende fra den 25. maj 2018.

Til toppen af siden
Senest opdateret 12. nov 2018
Kontakt os
 
Forside
Nyheder |Om Statsforvaltningen |Job
Blanketter |FAQ |Presse |English